Nous comptons aujourd’hui parmi nos clients les conseils municipaux et régionaux. Des clients rares dans notre secteur événementiel hybride. La demande chez ces clients était simple : faire comme d’habitude. Se réunir en présentiel avec une partie des élus, puis pouvoir faire intervenir des participants virtuels depuis là où ils se trouvent. Rien de trop compliqué pour nous à ce stade. Mais, ce n’est pas tout! Pour une réunion de type conseil municipal ou régional, une prérogative essentielle doit être remplie – les votes! Cela suppose donc la possibilité de contrôler le quorum en temps réels et d’organiser les listes. Cela tombe bien. Nous pouvons apporter la solution.
Comme pour toute réunion politique, pour les conseils municipaux et régionaux la sécurité des connexions doit être assurée. Idem pour les votes. C’est la garantie que nous apportons à nos clients en toute circonstance. Pour cela, nous mettons en place tout un protocole à respecter côté services publics. En garantissant la sécurité des connexions, nous prenons soin également de la confidentialité des échanges.
Une fois les connexions sécurisées, notre travail principal est d’apporter une assistance immédiate aux élus à distance. Nous travaillons avec eux en étroite collaboration pendant tout le processus – de la première connexion à la déconnexion à la fin de la réunion municipale ou de la réunion régionale. Un service de support spécifique est mis en place pour les séances avec votes. Des solutions clés en mains sont également proposées pour la transmission des documents et le dépôt des amendements à la demande.
Nous nous efforçons de proposer aux conseils municipaux et aux conseils régionaux des solutions intuitives. Néanmoins, une période d’adaptation est nécessaire afin de rendre les séances de travail fluides. Surtout lorsque les réunions comprennent un grand nombre de participants à distance. Il est vrai que tous les participants virtuels n’ont pas les mêmes connaissances informatiques. Un coup de pouce devient donc nécessaire. Pour simplifier et ne pas perdre du temps précieux, les conseils municipaux et régionaux nous demandent souvent d’assurer la modération technique des séances.
