Le salon hybride! La parfaite solution pour augmenter sa visibilité et toucher une cible plus large. C’est possible ! Nous avons récemment dû répondre à une telle demande. Comme pour tout événement hybride, la partie la plus simple à réaliser sont les visiteurs à distance. Ils n’ont besoin que de leurs ordinateurs et/ou smartphones. Connectés à internet. La partie la plus difficile se joue dans le processus même d’hybridation. Un exercice de funambule délicat!
Plus un événement implique de participants, plus garantir une connexion stable devient une priorité. C’est un exercice difficile et coûteux. Il exige une préparation côté organisation mais aussi côté participants à distance. Coordonner les débits de 1000 personnes pour une expérience en ligne relève du défi! Cela tombe bien! C’est notre travail et nous aimons les défis! C’est donc notre première tâche en amont de ce salon hybride.
Deuxième étape – créer l’hybridation entre le salon en présentiel avec accueil de 100 personnes max (mesures sanitaires obligent) et des visiteurs virtuels au nombre de 1000. Proposer des solutions techniques et technologiques pour la réception des signaux audio et vidéo. Réfléchir aux problèmes de latence inévitables. Un remue-méninges effervescent!
Puis, créer des workshops dans des rooms virtuelles séparées avec assignation de participants virtuels à chaque workshop.
Ensuite, assurer l’échange des contacts entre exposants et visiteurs virtuels.
Enfin, créer des rooms individuelles pour les rendez-vous pris. Et la liste ne s’arrête guère là.
Tester, vérifier, coordonner. Voilà notre responsabilité pendant l’exploitation. Pour le salon en question, nous avons dû travailler avec toute une équipe de prestataires techniques et IT. Pour cela, nous avons dû mettre l’accent sur 4 axes :
-assurer une communication instantanée et efficace entre prestataires techniques
-assurer une communication efficace et instantanée avec le client
-des solutions de contrôle immédiat des problèmes éventuels survenus chez les visiteurs à distance
-des solutions immédiates d’intervention sur le lieu de l’événement.
Bref, un exercice de funambule en effet très délicat!